Es sind inzwischen Jahrzehnte vergangen, seitdem verschiedene Auguren des damals noch jungen digitalen Zeitalters verkündeten, dass nun die papierlose Ära in den Büros dieser Welt anbricht. Es hat sich leider überhaupt nicht bewahrheitet. Im Gegenteil, der Papierverbrauch steigerte sich enorm, denn mit der Digitalisierung der Rechner wurde gleichermaßen die Drucktechnik vereinfacht. Vor allem aber gab es einen enormen Preisrutsch bei Druckern. So wurde und wird bis heute alles Mögliche ausgedruckt, das meiste davon eher überflüssig, weil es digital verfügbar ist. Mit digitaler Dokumentenmanagement Software soll nicht nur endlich der Papierflut Herr werden, sie bietet eine Vielzahl weiterer gemeinsamer Lösungen für Einzelplatzrechner in den Büros der Zukunft.
Mit dem weltweit meistgenutzten Desktop-Betriebssystem kommt oft auch eine ganze Reihe an Bürosoftware auf den Rechner, bei der jedes Modul für sich wirklich umfassend ausgestattet ist. Nur fehlt bis heute das übergeordnete Management. Es ist in der digitalen Welt so ähnlich wie in der Natur, die kein Vakuum zulässt. So gibt es für jede nur denkbare Anwendung eine extra Software, die sich speziell auf eine Aufgabe konzentriert. Das Ende vom Lied ist, dass es auf jedem Büro-PC nur so wimmelt an unterschiedlicher Software und nicht nur das. Sehr oft ist jeder PC zugleich der Hüter aller digitalen Inhalte seines oder seiner Nutzerin, gelagert hinter einem Passwort auf einer internen Festplatte, das natürlich nur einer Person bekannt ist, auch wenn diese gerade krank oder in Urlaub ist.
DMS oder ausgeschrieben Dokumentenmanagementsoftware stellt eine übergeordnete Lösung dar, die eine ganze Reihe an spezialisierter Software überflüssig macht. Der Kern einer DMS ist in der Regel ein Workflow, der die Einzelplatzrechner eines Unternehmens miteinander verbindet. Im besten Fall ist an die DMS ein zentraler Speicher, etwa eine Cloud oder ein NAS, angebunden. Das bietet die Möglichkeit der Projektarbeit genauso wie die Abarbeitung der anfallenden Tätigkeiten von Fachbereichen, ohne dass bei Krankheit oder Urlaub dem Mitarbeiter hinterhertelefoniert werden muss. Ein hierarchisch aufgebautes Passwortmanagement erlaubt jederzeit den Zugriff durch übergeordnete Stellen.
Auch hierfür stellt eine DMS das richtige Tool zur Verfügung. Eine Scannerschnittstelle, die in Verbindung mit einer OCR-Software analoge Dokumente digitalisiert und maschinenlesbar macht. Im besten Fall besitzt die DMS ein automatisiertes Archiv inklusive Stichwortverzeichnis und Suchmaschine sowie die Möglichkeit der Maskenerstellung von Stammdaten. Das manuelle Einlegen der analogen Dokumente kann die DMS noch nicht übernehmen, aber vielleicht ist in dieser Beziehung in der Abteilung Robotik der Automatisierungsindustrie schon etwas Bezahlbares in Planung.
Natürlich sind die hier aufgezeigten Möglichkeiten einer DMS längst nicht das Ende der Fahnenstange. Der wohl wichtigste Punkt ist jedoch die Frage, wie gut jeder Mitarbeiter mit der jeweiligen DMS umgehen kann. Vor allem modulübergreifende Vorgänge sind mitunter so komplex gestaltet, dass der oder die normale Sachbearbeiterin ohne IT-Studium schlicht aufgibt. Nicht selten werden dann Schulungen angeboten, die kostenmäßig ordentlich am Budget des Unternehmens knabbern. Am besten wäre natürlich eine individuell auf die Firma zugeschnittene DMS, die nur das berücksichtigt, was auch anfällt, sich aber bei Bedarf problemlos erweitern lässt.
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