Obwohl sich das Coronavirus laut einer auf Presseportal veröffentlichten Mitteilung zufolge auf das Umzugsverhalten auswirkt, ziehen nach wie vor viele Menschen aus privaten oder beruflichen Gründen um. Mehr noch als ein privater Umzug benötigt ein Firmenumzug ausreichend Vorbereitungszeit und sorgfältige Planung. Damit Ihr Unternehmensumzug erfolgreich verläuft, sollten Sie die nachfolgenden Tipps beachten.
Es ist sinnvoll und richtig, Ihre Mitarbeiter:innen rechtzeitig und umfassend in die Umzugsvorbereitungen einzubeziehen. Schlussendlich kann die Mitarbeitereinbindung maßgeblich beeinflussen, ob ein Umzug erfolgreich verläuft oder nicht. Langfristig vermag eine offene und transparente Kommunikation sowie das Wir-Gefühl, das bei den Umzugsvorbereitungen entsteht, sogar die Mitarbeiter-Motivation zu steigern.
Wichtig ist, Ihren eigenen Kolleg:innen jederzeit zu signalisieren, dass sie ein wichtiger Teil des großen Ganzen sind. Dafür gibt es nicht die eine richtige Vorgehensweise, jedoch bietet es sich an, beispielsweise ein oder zwei Mitarbeiter:innen aus jeder Abteilung aktiv in das „abteilungsübergreifende Umzugsteam“ einzubinden. Hierbei sollten Mitarbeiter:innen gewählt werden, die innerhalb ihrer Abteilung eine große Wertschätzung genießen und die Zusammenarbeit fördern.
Idealerweise beginnen die Vorbereitungen für den Firmenumzug so früh wie möglich. Sobald der Umzugstermin fix ist, sollten Sie erste Zeitpläne und Checklisten verfassen. Darin finden sich alle wichtigen Informationen in einem umfangreichen Projektplan wieder. Anschließend besteht der nächste Schritt natürlich darin, das bisherige Mietverhältnis zu beenden und einen Übergabetermin zu vereinbaren. Ist der neue Standort bestimmt, kann es sinnvoll sein, rechtzeitig mit den Renovierungsarbeiten zu beginnen. Ein paar Monate im Voraus sollte sich Ihr Unternehmen außerdem bereits nach professionellen Umzugsfirmen umschauen. Profis wie Packimpex sind hierbei besonders empfehlenswert, da sie mit ihrem langjährigen Know-how auf dem Mietmarkt auf Gruppenumzüge von bis zu 100 Personen spezialisiert sind.
In aller Hektik passiert es oft, dass Firmen zwar Geschäftspartner:innen und Kund:innen informieren und sich um vielerlei organisatorische Dinge kümmern, aber dabei die Einrichtung aus den Augen verlieren. Dabei ist es essenziell, vor dem Firmenumzug eine Art „Inventur“ im Betrieb durchzuführen. Listen Sie genau auf, welche Möbel, Maschinen, Geräte und Kleinteile Sie von A nach B transportieren müssen. Was Sie nicht mehr benötigen, sortieren Sie bei der Gelegenheit einfach aus. So werfen Sie unnötigen Ballast ab und verringern schlussendlich die Umzugslast. Beziehen Sie aber unbedingt die Wünsche der Mitarbeiter:innen ein. Ein Gegenstand, den einer unwichtig findet, liegt einem anderen vielleicht sehr am Herzen.
Am Umzugstag läuft selten alles perfekt ab. Umso wichtiger ist es, präsent zu sein und die eigenen Mitarbeiter:innen mit bestem Wissen und Gewissen anzuleiten. Es gehört auch dazu, einen funktionierenden Ablauf sicherzustellen. Schon kleine Dinge sind dabei entscheidend, etwa, Zugänge und Transportwege freizuhalten. Auch in den Treppenhäusern sollte auf Ordnung und auf Vorschäden geachtet werden. Idealerweise bestimmten Sie jemanden, der im alten und neuen Haus den Ablauf und Bestandsaufnahme protokolliert. Sollten Umzugshelfer:innen oder ein professionelles Unternehmen mitwirken, dürfen Sie Trinkgeld nicht vergessen.
Ein guter Firmenumzug steht und fällt mit der richtigen Technik – und einer guten Versicherung! Spezialisierte Verpackungen helfen dabei, wichtige Firmengegenstände zwischen beiden Standorten bestmöglich zu schonen. Hierbei haben sich unterschiedliche Konzepte etabliert – etwa der „rollende“ Umzug, bei dem Akten und EDV-Geräte in soliden Kunststoff- oder Metallbehältnissen fortbewegt werden. Auch verschließbare Sicherheitsrollwagen, antistatische Schutzhüllen oder Securityboxen sollten Sie als Hilfsmittel erwägen.
In diesem Zusammenhang ist eine hervorragende Betriebshaftpflichtversicherung ebenso wichtig. Der Versicherungsschutz sollte unbedingt eine vorab bestimmte Schadenssumme abdecken. Zwar schreibt das Handelsgesetzbuch vor, dass Umzugsunternehmen für beschädigte oder verlorene Gegenstände automatisch in Höhe der gesetzlich festgeschriebenen Summe haften, doch wie in vielen Dingen gibt es Ausnahmen. Beispielsweise sind diejenigen nicht automatisch versichert, deren Fahrzeuge aus dem Fuhrpark ein Gewicht von weniger als 3,5 Tonnen haben. Im Zweifelsfall sollten Sie rechtzeitig vorab in Erfahrung bringen, inwieweit das Transportgut beim Umzug abgesichert ist.
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