Auch in der heutigen Zeit, in der diverse Programme und Applikationen wie Skype oder Google Hangouts kostenlose Konferenz- und Liveschaltungen ermöglichen, kommt es vor, dass ein persönliches Treffen mit Geschäftspartnern oder Kunden unabdingbar ist. Nicht selten jedoch bedeuten Geschäftsreisen vor allem Kosten und Stress. Beides lässt sich aber mit einer detaillierten Planung und Vorbereitung so weit reduzieren, dass man selbst bei einer langen Anreise entspannt am Ziel ankommt.
Für Geschäftsreisen gelten weitgehend die gleichen Regeln wie für den Privaturlaub. Eine lautet, dass weit im Voraus gebuchte Flüge üblicherweise günstiger sind. Auf Buchungsportalen wie fluege.de lassen sich die Angebote nach verschiedenen Kriterien filtern und anschließend vergleichen. Wer bezüglich des An- und Abreisedatums flexibel ist, sollte seinen Flug auf einen Wochentag legen, an dem tendenziell eine geringere Nachfrage nach Tickets besteht – die dann entsprechend günstig sind. Je nach Reiseziel ist dies häufig der Dienstag oder der Mittwoch. Generell lohnt es kaum noch, sich bei der Buchung auf bestimmte Airlines zu beschränken, weil es bei ihnen Vergünstigungen für Bonusmeilen gibt. Die Verwendung von Meilen ergibt meistens nur einen Rabatt von 2 bis 3 % – wer stets beim günstigsten Anbieter bucht, spart hingegen zwischen 10 und 30 %.
Wer seine Reise bei der Buchung als Business-Trip deklariert, erhält häufig Rabatte und spezielle Angebote für Geschäftsleute. Auch bietet es sich an, Suchportale nach Hotels zu filtern, die Zimmerausstattung und Service auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden ausgerichtet haben: Das können etwa besonders frühe Frühstückszeiten, kostenloses WLAN oder ein großer Schreibtisch im Zimmer sein. Bucht man ein Hotel in der Nähe des Ortes, an dem der Geschäftstermin stattfindet, erspart man sich lange Anfahrtswege. Ein Hotel in der Innenstadt ist zwar teurer als eines am Stadtrand, allerdings entfallen die Kosten für die Anfahrt per Taxi, Bus oder Bahn. Nicht zu unterschätzen sind auch der Zeitgewinn und die Stressreduktion, weil man beispielsweise entspannt zum Termin spazieren kann, statt sich in den überfüllten Nahverkehr zu quetschen.
Für einen längeren Aufenthalt – oder wenn man als Team reist – kann sich die Buchung einer privaten Unterkunft zum Beispiel über Airbnb lohnen. Der Vorteil dieser Variante ist, dass die Mitarbeiter in einer Unterkunft wohnen und dort gemeinsam an Präsentationen, Unterlagen und Ähnlichem arbeiten können. Airbnb bietet für Geschäftsreisende sogar spezielle Unterkünfte an, die etwa einen 24-Stunden-Check-in ermöglichen oder mit Laptoparbeitsplätzen ausgestattet sind.
Insbesondere Geschäftsreisen ins Ausland kosten Zeit. Deshalb ist es umso wichtiger, die Reise effizient zu planen und vorzubereiten. Um beispielsweise am Flughafen möglichst wenig Zeit zu verlieren, hat es sich als sinnvoll erwiesen, den Koffer deutlich zu markieren, etwa mithilfe eines farbigen Bändchens. So ist er auf dem Gepäckband deutlich zu erkennen und man vertrödelt keine wertvollen Minuten mit der Suche nach seinem Gepäck. Wer einen Aufkleber mit “Achtung zerbrechlich!” oder “Fragile – handle with care” auf sein Gepäckstück klebt, erhöht die Chance, dass sein Koffer von der Fluggesellschaft im Frachtraum zuoberst platziert wird – dann liegt er bei der Gepäckausgabe dementsprechend auch als erster auf dem Band.
Effektiv nutzen lässt sich die Reisezeit, in dem man Minuten und Stunden der Muße mit der Vorbereitung auf den Geschäftstermin verbringt. Deshalb sollten Business-Reisende Ladekabel und Ersatzakku für Smartphone, Tablet und Co. immer griffbereit im Handgepäck haben.
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