Ausstehende Rechnungen sind Unternehmern ein Dorn im Auge. Da sie sogar die Liquidität gefährden, sollten Sie schnell reagieren und sofort die entsprechenden Maßnahmen einleiten. Neben einer Zahlungserinnerung und Mahnungen kann auch die Zusammenarbeit mit einem Inkassobüro Erfolg bringen.
Vor allem, wenn Sie Ihre Waren und Dienstleistungen an viele verschiedene und ständig wechselnde Kunden verkaufen, sollten Sie eine Reihe von Vorkehrungen treffen, mit denen Zahlungsausfälle möglichst vermieden werden. Im Online-Handel ist es zum Beispiel von Vorteil, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:
Nicht jede unbezahlte Rechnung bedeutet, dass der Kunde nicht zahlungsfähig oder zahlungswillig ist. Manchmal hat er im Trubel des Alltags einfach vergessen, die Überweisung zu tätigen. Deswegen sollten Sie Ihr Forderungsmanagement so gestalten, dass Sie erst einmal eine freundliche Zahlungserinnerung verschicken. Das können Sie per E-Mail oder postalisch tun. Weisen Sie außerdem darauf hin, dass die Erinnerung ignoriert werden kann, wenn die Überweisung bereits durchgeführt wurde und sich beides nur ein wenig überschnitten hat. So erhalten Sie ein positives Verhältnis mit einem eigentlich zahlungswilligen Kunden aufrecht.
Wenn die Zahlungserinnerung keinen Erfolg gebracht hat, sollten Sie die erste Mahnung verfassen. Legen Sie darin unbedingt ein neues Zahlungsziel fest. Bereits nach der ersten Mahnung können Sie sich theoretisch schon an das Gericht wenden. Da das aber mit viel Aufwand verbunden ist, verschicken zahlreiche Unternehmen noch zwei zusätzliche Mahnungen und weisen darin darauf hin, dass sie weitere Schritte unternehmen werden, wenn die Zahlung nicht erfolgt. Es bleibt Ihnen überlassen, wie viele Mahnungen Sie verschicken, bevor Sie härtere Maßnahmen erreichen.
Nach der dritten Mahnung sollte klar sein, dass der Kunde nicht zahlungsfähig ist. Als Unternehmer haben Sie alles unternommen, was Sie konnten, um sich ohne größeren Ärger zu einigen. Trotzdem müssen Sie nicht unbedingt sofort gerichtliche Schritte einleiten. Sie können stattdessen auch ein kompetentes Inkassobüro beauftragen. Es übernimmt dann die weitere Arbeit, die für die Eintreibung der Schulden anfällt und hält Ihnen als Unternehmer den Rücken frei. Wenn der Kunde letztendlich zahlt, bekommen Sie Ihr Geld und das Inkassobüro eine sogenannte Inkassogebühr. Die muss aber vom Kunden zusätzlich zur eigentlichen Forderung geleistet werden.
Sollten alle vorherigen Bemühungen noch immer keinen Erfolg gebracht haben, bleibt noch das gerichtliche Mahnverfahren. In einigen Fällen kann auch eine Strafanzeige erstattet werden. Das ist aber nur dann der Fall, wenn davon auszugehen ist, dass der Kunde betrügerisch gehandelt hat. Am besten lassen Sie sich diesbezüglich von einem fachkundigen Anwalt beraten.
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