Auf die Gründung eines Unternehmens folgt meist auch bald das erste eigene Gebäude, um das man sich kümmern muss. Neben der Organisation von Konferenz- und Büroräumen geht es dann im Arbeitsalltag auch um die Sicherheit und das effektive Arbeiten innerhalb des Unternehmens. Auch Faktoren wie die Gebäudereinigung müssen besprochen und organisiert werden, denn sonst wird das eigene Bürogebäude schnell zu einem chaotischen Albtraum, der nur zusätzliche Arbeit verursacht.
Um effektiv arbeiten zu können, müssen Arbeitsplätze verschiedenen Ansprüchen genügen. Dazu gehört vor allem die Sauberkeit. Um dies bestmöglich zu erreichen, sollte man verschiedene Dinge kombinieren.
Um dafür zu sorgen, dass sich die Reinigungsarbeit nicht anhäuft, ist es sinnvoll, mit einem Dienst für Gebäude zusammenzuarbeiten, denn der Arbeitsaufwand ist in der Regel größer, als es auf den ersten Blick scheint. Neben Dingen wie dem Entleeren von Mülleimern und Wischen von Fluren fällt auch das Reinigen der Fensterscheiben regelmäßig an. Allgemein dreht sich hier alles um Planung, denn nach Möglichkeit sollen die Mitarbeiter*innen tagsüber arbeiten können und gleichzeitig nicht dem Personal des Reinigungsdienstes im Weg stehen.
Genau deshalb werden diese Aufgaben meist am späten Nachmittag oder sehr früh am Morgen erledigt. Wenn sich ein neues Unternehmen mit der Suche nach einem Reinigungsdienst auseinandersetzt, ist es vor allem wichtig, dass dieser sich in unmittelbarer Nähe zum Gebäude befindet. Wenn man also beispielsweise ein Unternehmen in Düsseldorf gründet, sollte man sich nach einer Gebäudereinigung in Düsseldorf umschauen. Das erspart lange Fahrtwege und senkt so die Kosten.
Neben dem Einstellen eines Reinigungsdienstes ist es wichtig, dass das Bewusstsein der Mitarbeiter für Sauberkeit gestärkt wird. Das bedeutet in der Regel das Aufstellen von einer ausreichenden Menge an Müllbehältern, die das Trennen ermöglichen. Für den Fall, dass man selbst für Verpflegung sorgt, kann auf Einmalbesteck und Plastikbecher verzichtet werden. Auch das selbstständige Aufräumen des eigenen Arbeitsplatzes sollte gefördert werden.
Um sicherzustellen, dass das Gebäude nicht von Unbefugten betreten werden kann und auch sonst keine Sicherheitslücken entstehen, müssen verschiedene Maßnahmen durchgesetzt werden. Diese sind selbstverständlich abhängig von Größe und Bauart des Gebäudes, die Grundlagen bleiben aber die gleichen.
Egal ob mit Ausweis oder einer Schlüsselkarte: Es sollte eine Form der Personenkontrolle stattfinden, um Unbefugten den Zutritt zu verweigern. Das bedeutet, dass der Zutritt zum Gebäude nur über bestimmte Eingänge möglich ist, an denen sich die Mitarbeitenden dann anmelden. Das kann zum Beispiel über das Einscannen einer Schlüsselkarte passieren. So können nicht nur Arbeitszeiten getrackt werden, es ist auch zu jedem Zeitpunkt klar, wer und wie viele Personen sich im Gebäude befinden. Das bedeutet natürlich nicht, dass es unmöglich ist, Gäste zu empfangen oder diese Regelungen zu pausieren. In der Regel werden dann spezielle Karten für Besucher zur Verfügung gestellt, die ihnen den Zutritt ermöglichen. Neben der Sicherheit ist es in Notfällen wie einem Brand wichtig zu wissen, wer sich alles im Gebäude aufhält.
Diese Art der Sicherheit beruht darauf, dass nicht jeder Mitarbeiter den Zugang zu allen Räumen und Daten benötigt. Es wird dafür gesorgt, dass alle arbeitenden Personen effektiv ihrem Job nachgehen können und die dafür nötigen Räume betreten können. Darüber hinaus bleiben ihre Schlüsselkarten aber ineffektiv. So stellt man sicher, dass eine gestohlene Schlüsselkarte nicht verwendet werden kann, um das ganze Gebäude zu betreten. Oft bedeutet das den Schutz der Serverräume oder anderer Orte, an denen wichtige Daten gespeichert oder Dokumente aufbewahrt werden.
Ordnung sorgt bekannterweise ohnehin dafür, dass man sich besser konzentrieren kann, sie kann aber auch Auswirkungen auf die Sicherheit haben. Mitarbeiter, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten, sollten besonders darauf achten, dass ihre Arbeitsplätze am Ende des Tages leer sind, denn vertrauliche Dokumente müssen über Nacht immer dort verwahrt werden, wo die Sicherheit ihrer Wichtigkeit gerecht wird. Jegliche Sicherheitsmaßnahme ist nutzlos, wenn sich die geschützten Dokumente über Nacht – oder gar ein Wochenende – in einem weniger sicheren Büroraum befinden.
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