Ob als Web-Entwickler, IT-Berater, Programmierer oder Netzwerk-Administrator:
Freelancer haben in der IT-Branche viele Chancen.
Daher ist der Trend, sich als IT-Experte selbstständig zu machen, ungebrochen. Es winkt die Freiheit, selbst über seine Zeit zu verfügen und dabei ein gutes Einkommen zu erzielen. Beides kann man erreichen, wenn man sich umfassend über alle Aspekte informiert, die eine Selbstständigkeit im IT-Bereich ausmachen.
Mit einer selbstständigen Tätigkeit verbinden sich ganz unterschiedliche Vorstellungen. Da ist zum einen der Aspekt der persönlichen Freiheit. Die Möglichkeit, sich seine Arbeitszeit frei einzuteilen und nicht mehr den hierarchischen Strukturen eines klassischen Unternehmens anzupassen, ist attraktiv.
Doch um auf Dauer erfolgreich zu sein, bedarf es eines strukturierten Tagesablaufs, Fleiß und Zielstrebigkeit. Hinzukommen, die sich mit einer Selbstständigkeit oft verbundenen tiefsitzende Ängste. Was geschieht im Fall von Erkrankung, Auftragsflaute oder Zahlungsausfall? Es ist wichtig, sich diesen Ängsten zu stellen und über die Worst-Case-Szenarien einer IT-Selbstständigkeit ernsthaft Gedanken zu machen. Demotivieren sollte man sich allerdings nicht. Das Vertrauen auf die eigenen Fähigkeiten zusammen mit soliden Strategien beseitigen Selbstzweifel sowie Existenzängste und geben Kraft für die zukünftigen Aufgaben.
Der Gesetzgeber hat eine ziemlich klare Vorstellung davon, wie sich der Status eines Freelancers von dem eines nichtselbstständigen Mitarbeiters unterscheidet. Es geht dabei vor allem um folgende Kriterien:
Ein Programmierer also, der in den Räumen seines Auftraggebers tätig ist, voll in die Arbeitsstrukturen dort eingebunden ist und den Weisungen direkter Vorgesetzter unterliegt, ist nicht selbstständig tätig. Eine derartige Konstruktion kann zu Problemen mit den Aufsichtsbehörden führen.
Bevor man eine Tätigkeit als selbstständiger IT-Experte aufnimmt, sollte man grundlegende Fragen klären. Das betrifft vor allem den steuerrechtlichen Status, die Frage nach der sozialen Absicherung sowie Haftungsfragen. Da jeder Fall individuell zu betrachten ist, empfiehlt es sich, diese Fragen mit einschlägigen Experten vor Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit zu klären. Die IHK vor Ort bietet in den meisten Fällen entsprechende Beratungsleistungen an. Viele Kommunen engagieren sich in den letzten Jahren verstärkt in diesem Bereich.
Grundsätzlich kann jeder, der sich berufen fühlt, als selbstständiger IT-Experte tätig werden. Eine standesrechtliche Beschränkung existiert nicht, eine vorherige Zertifizierung ist nicht notwendig. Rein steuerlich betrachtet handelt es sich bei der IT-Selbstständigkeit in der Regel nicht um eine freiberufliche Tätigkeit, sondern um eine gewerbliche. Man ist verpflichtet, bei der Kommune vor Ort ein Gewerbe anzumelden.
Als Freiberufler wäre eine Anmeldung beim Finanzamt ausreichend. Dieser Status ist jedoch laut Einkommensteuergesetz beschränkt auf eine “wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit,” sowie auf einige explizit genannte Berufe wie Ärzte, Anwälte oder auch Ingenieure. Im Einzelfall ist zu klären, inwieweit ein Status als Freiberufler möglich ist. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn die Tätigkeit nur aus Beratungsleistungen besteht.
Holen Sie den Rat eines Steuerberaters ein, den Sie im Übrigen über kurz oder lang sowieso benötigen werden – oder fragen Sie direkt bei Ihrem Finanzamt nach. Als selbstständiger Programmierer oder Webentwickler übt man aber in jedem Fall eine gewerbliche Tätigkeit aus.
Eine soziale Absicherung, die als Selbstständiger komplett auf freiwilliger Basis organisiert wird, ist in jedem Fall notwendig. Auf eine Kranken- und Pflegeversicherung kann nicht verzichtet werden. Hier bieten sich zwei Möglichkeiten: Entweder man verbleibt in der gesetzlichen Krankenversicherung, vorausgesetzt, man war zuvor nichtselbstständig beschäftigt, oder man wechselt in eine PKV. In beiden Fällen zahlt man die Beiträge komplett selbst und eben nicht wie als Angestellter nur den Arbeitnehmeranteil. Welches Modell besser ist, hängt von den Umständen ab und ist daher individuell zu entscheiden. Rechnen Sie mit Kosten von mindestens 500 € pro Monat für eine Kranken- und Pflegeversicherung.
Unverzichtbar ist außerdem die regelmäßige Einzahlung in eine Alterssicherung. Diese kann noch viel differenzierter gestaltet werden als die Krankenversicherung. Man kann Mindestbeiträge in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen. Das wäre zum Beispiel ratsam, wenn man bereits eine Reihe von Jahren dort eingezahlt hat und nun weiterzahlt, um überhaupt Ansprüche zu erwerben. Dazu kommen ungezählte private Möglichkeiten. Man kann in Immobilien investieren, die man dann vermietet und somit später verrentet. Man kann in Wertpapiere investieren und von deren tendenzieller Wertsteigerung langfristig profitieren. Ratsam ist es daher, sich als Selbstständiger auf möglichst vielen Gebieten zu engagieren, um mehrere Säulen aufzubauen. Um die 500 bis 1000 € pro Monat sollte man dafür einplanen. Auf den Aufbau einer soliden Alterssicherung sollte man höchstens in den ersten zwei bis drei Jahren der Selbstständigkeit verzichten. Danach wäre das fahrlässig, es droht Altersarmut.
Zu erwägen ist bei der Tätigkeit als selbstständiger IT-Experte auch der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung. Insbesondere wenn es sich um die Erstellung von Internetangeboten (Web Development) oder um die Produktion von Computerprogrammen (Coding) handelt. Bei diesen Tätigkeiten können durch fehlerhafte Ausführungen Schäden bei den Auftraggebern entstehen, die schnell in Schadenersatzansprüche in erheblichem und letztlich ruinösem Ausmaß münden können. Eine Berufshaftpflicht kann solche Schäden abdecken, eine Rechtsschutzversicherung ermöglicht optimale juristische Vertretung. Daher sind solche Versicherungen insbesondere im IT-Bereich anzuraten. Rechnen Sie mit Kosten von etwa 100 € pro Monat.
Oftmals kursieren romantische Vorstellungen des genialischen IT-Freelancers, der nachts auf der Couch noch schnell ein verpfuschtes Serverupdate rettet. Das ist natürlich fernab der Realität und auch nicht erstrebenswert. Vielmehr verlangt eine erfolgreiche Selbstständigkeit optimale Bedingungen am Arbeitsplatz. Auf Dauer kann man diese nicht am Küchentisch ausüben, sondern es bedarf eines Arbeitsplatzes, der den branchenüblichen Anforderungen, zum Beispiel an den Gesundheitsschutz genügt. IT-Macher sitzen den ganzen Tag am Rechner und vor dem Monitor. Der Arbeitsplatz muss daher so gestaltet sein, dass man den Beruf wirklich 20 bis 30 Jahre ausüben kann. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, und als nun selbst dafür Verantwortlicher sollte man erst recht für optimale Bedingungen sorgen.
Sollte es auf Dauer nicht möglich sein, in der eigenen Wohnung ein ruhiges und helles Arbeitszimmer einzurichten, sollte die Anmietung eines externen Büros erwogen werden. Das kann zunächst ein Arbeitsplatz in einem der modernen Gemeinschaftsbüros sein, die unter dem Begriff Coworking in vielen Städten Fuß gefasst haben. Dort hat man zudem Gelegenheit, sich mit anderen Selbstständigen zu vernetzen.
Auf Leistung und Qualität ist bei der eigenen Hardware unbedingt zu achten. Leistungsfähige, moderne Rechner, ein großzügig bemessener Monitor, aktuelle, lizenzierte Software – diese Investitionen sind notwendig für die Aufnahme einer IT-Selbstständigkeit.
Das Bürgerliche Gesetzbuch unterscheidet zwei Formen der formalrechtlichen Vertragsgestaltung bei unternehmensnahen Dienstleitungen. Zum einen definiert es den Werkvertrag. Im Bereich IT wäre das die Erbringung einer fest abgegrenzten Tätigkeit, wodurch ein konkret definiertes Werk erstellt wird. In dem Werkvertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird genau festgelegt, worin dieses Werk besteht. Im Bereich IT wären das zum Beispiel die Erstellung einer Website, die Programmierung eines Widgets, einer Routine oder das Aufsetzen eines Servers usw. Weiterhin wird in dem Werkvertrag der Zeitraum festgelegt, in dem das Werk zu erbringen ist, sowie die Höhe der Vergütung.
Für den Freelancer bedeutet dies: Er muss das Werk erbringen, und zwar zu dem vorab vereinbarten Betrag. Wie hoch sein Aufwand wirklich ist, ist dabei irrelevant. Das kann ein Fallstrick sein, wenn Projekte schlecht kalkuliert sind oder aus dem Ruder laufen. Daher sollte ein Werkvertrag in der Regel solche Szenarien berücksichtigen.
Ein Dienstvertrag beschreibt im Unterschied dazu die Erbringung ständiger Dienstleistungen. Der tägliche Betrieb eines outgesourcten Help Desk, ständige Arbeit an Softwareprojekten im Rahmen eines festen monatlichen Zeitkontingents oder Wartungsverträge sind letztlich alles Dienstverträge. In diesen Vereinbarungen ist die Tätigkeit und die Höhe der Vergütung pro aufgewendeter Personenstunde festgelegt. Abgerechnet wird nach protokolliertem Aufwand beim Auftragnehmer.
Als Selbstständiger im IT-Bereich wird man oft die Rechtsform des Werkvertrages wählen, handelt es sich doch bei vielen IT-Projekten um die Erbringung von Leistungen mit einem definierten und abgeschlossenen Ergebnis.
Bei Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit ist es ratsam, über ein finanzielles Polster zu verfügen. Zum einen fallen Gründungskosten an. Zum anderen sollte man eine gewisse Zeit der Hochlaufphase einplanen, bis die Liquidität hergestellt ist. Bei Anschaffungen stehen viele vor der Frage, ob man auf Leasingmodelle mit laufenden Zahlungen zurückgreift oder ob man erspartes Kapital investiv einsetzt. In jedem Falle ist es ratsam, sich zu Beginn der Selbstständigkeit nicht mit hohen laufenden Kosten zu belasten. Es kann eine gewisse Zeit dauern, bis erbrachte Leistungen sich in Liquidität niederschlagen. Obwohl die Geschäfte gut laufen, kann fehlende Liquidität bei hohen laufenden Kosten ernste Schwierigkeiten auslösen.
Einkäufer bei auftraggebenden Unternehmen benötigen detaillierte Angebote, in denen die zu erbringenden Leistungen mit konkreten Aufwänden und Kosten beschrieben werden. Bevor man ein derartiges Angebot erstellen kann, bedarf es gründlicher Informationen über alle Aspekte des Projektes. Dies wird in Vorgesprächen geklärt oder in Leistungsverzeichnissen der Auftraggeber beschrieben. Erst mit diesen Informationen ist ein detailliertes Angebot erstellbar. Dem Angebot folgt in der Regel ein schriftlicher Auftrag des Kunden.
Ist die Leistung vom Auftragnehmer erbracht, wird sie vom Auftraggeber in einem Freigabeprozess bestätigt. Nun erst erfolgt die Rechnungsstellung. Insbesondere im IT-Bereich mit seiner hohen Komplexität ist es manchmal nicht ganz einfach, wirklich ein Projektende festzustellen. IT-Projekte können langwieriger werden, als von allen Projektpartnern bei Projektstart geplant. Um die Liquidität zu sichern, sollten Selbstständige darauf hinarbeiten, diese durch Zwischenrechnungen im Projektverlauf sicherzustellen.
Das Internet bietet für Onlineprofis wie IT-Freelancer viele Möglichkeiten, Marketing für die eigenen Kompetenzen zu betreiben. Kosten entstehen nur in geringem Umfang, aber alle Maßnahmen erfordern Aufwand. Deshalb ist eine Marketingstrategie für selbstständige IT-Experten die Antwort auf die Frage nach dem Verhältnis von Arbeitsaufwand und Ergebnis. Konkrete Maßnahmen könnten sein:
Welche Maßnahmen in welcher Kombination das beste Ergebnis liefern, ist von der jeweiligen Situation des Selbstständigen abhängig. Minimalziel sollte es ein, einen festen Bezugspunkt im Internet zu etablieren, an dem Sie gefunden werden und sich mit allen IT-Kompetenzen darstellen. Alle anderen Aktivitäten dienen letztlich dazu, noch mehr Interessenten und potenzielle Kunden an diesen zentralen Informationsort zu locken.
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